digitale abläufe für den mittelstand · automatisierung & interne tools aus berlin

kleine tools.
große entlastung.

Ich finde die Stellen, an denen Ihr Betrieb jeden Tag Zeit verliert, und baue dafür kleine digitale Lösungen. Die fügen sich in Ihre bestehende Software ein, ohne großes IT-Projekt.

Kostenloses Erstgespräch Beispiele ansehen
funktioniert mit dem, was Sie schon nutzen →
OutlookExcelDATEVGoogle KalenderlexofficeShopifyWordPressMicrosoft TeamsMaklersoftwareWarenwirtschaftIhre Branchensoftware

Sätze, die ich in fast jedem Betrieb höre.

Das sind selten große Probleme. Es sind kleine Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholen und zusammen Stunden kosten.

„Die Bestellungen kommen per Mail, und morgens druckt sie jemand von Hand aus.“Großhandel · 12 Mitarbeitende
„Unsere Software kann das nicht. Also exportieren wir die Fotos und bearbeiten sie woanders.“Immobilienbüro · 8 Mitarbeitende
„Termine machen wir per Telefon und tragen sie dann in drei Listen ein.“Handwerksbetrieb · 20 Mitarbeitende
„Das tippen wir zweimal ab.“überall
Genau dafür gibt es passende kleine Lösungen. Die sind meist in wenigen Tagen gebaut.prozessvogt.
leistungen

Was ich baue.

Immer so klein wie möglich und so, dass es mit der Software funktioniert, die Sie schon haben.

Automatisierung

Wiederkehrende Handgriffe laufen von selbst: drucken, sortieren, weiterleiten, ablegen.
  • Bestimmte Mails morgens automatisch drucken
  • Anhänge sortiert im richtigen Ordner ablegen
  • Wöchentliche Auswertung per Mail an die Chefin

Schnittstellen

Programme verbinden, die bisher nicht miteinander reden, oder vorhandene Software um eine Funktion erweitern.
  • Bildverbesserung direkt aus der Fachsoftware
  • Shop-Bestellungen automatisch in die Warenwirtschaft
  • Daten aus Formularen ohne Abtippen ins CRM

Interne Tools

Kleine Werkzeuge fürs Team: Übersichten, Formulare, Checklisten, Auswertungen.
  • Auftragsübersicht statt fünf Excel-Listen
  • Digitale Abnahme-Checkliste fürs Tablet
  • Materialbestand mit Warnung bei Mindestmenge

Termine & Buchung

Online-Buchung auf der Website, die direkt im richtigen Kalender landet.
  • Beratungstermine online buchbar, mit Erinnerung
  • Terminvergabe passend zu Mitarbeitenden und Räumen
  • Anfragen von der Website direkt als Aufgabe

Betreuung

Wenn sich etwas ändert, passe ich es an. Sie haben einen festen Ansprechpartner.
  • Wartung und Anpassungen zum monatlichen Festpreis
  • Kurze Wege: Anruf genügt
beispiele aus der praxis

Vorher. Nachher.

immobilienbüro

Bessere Objektfotos, ohne das Programm zu verlassen

Die Fotos für Exposés mussten bisher exportiert und in einem anderen Programm nachbearbeitet werden. Jetzt verbessert eine KI-Anbindung die Bilder mit einem Klick, direkt aus der gewohnten Software heraus.

schnittstelleki-bildverbesserungbestehende software
vorher
  1. exportieren
  2. anderes programm öffnen
  3. bearbeiten
  4. zurück speichern
nachher
  1. in der software klicken
  2. bild verbessert
großhandel

Bestellmails liegen morgens gedruckt bereit

Ein kleines Skript erkennt bestimmte Mails, druckt sie früh am Morgen und legt sie geordnet ab. Das Team fängt direkt mit der Arbeit an statt mit dem Postfach.

automatisierungskripttäglich 07:00
vorher
  1. postfach durchsehen
  2. mails einzeln öffnen
  3. drucken
  4. sortieren
nachher
  1. drucker
  2. stapel liegt bereit
branchen

Für wen ich arbeite.

Betriebe mit 5 bis 100 Leuten, in denen jeden Tag dieselben Handgriffe anfallen. Hier ein paar typische Beispiele.

Handwerk

  • Aufmaß vom Tablet ins Angebot
  • Termine automatisch ans Team
  • Fotos direkt zum Auftrag

Praxen & Dienstleister

  • Termine online buchbar, mit Erinnerung
  • Formulare ohne Abtippen erfassen
  • Rückrufe automatisch verteilen

Kanzleien & Steuerbüros

  • Posteingang vorsortieren
  • Akten automatisch anlegen
  • Fristen im Blick behalten

Immobilien

  • Anfragen sofort beantworten
  • Besichtigungen online buchen
  • Exposés aus einer Vorlage

Gastronomie

  • Reservierungen in einem Kalender
  • Dienstplan ohne Zettelwirtschaft
  • Bestellungen bei Lieferanten

Handel

  • Bestellmails automatisch verarbeiten
  • Shop und Warenwirtschaft verbinden
  • Lagerbestand mit Warnung
zeitfresser-rechner

Was kostet ein kleiner Handgriff im Jahr?

Wählen Sie eine Aufgabe, die in Ihrem Betrieb regelmäßig von Hand erledigt wird. Der Rechner zeigt, wie viel Zeit dabei über ein Jahr zusammenkommt.

inklusive Nebenkosten · Schätzwert
zeit, die jedes jahr dafür draufgeht
660stunden
volle arbeitstage
83
kosten pro jahr
29.700 €
ihr arbeitsjahr · 220 tage · markiert = durch diese aufgabe belegt

Eine Schätzung auf Basis von 220 Arbeitstagen. Bringen Sie das Ergebnis gern zum Erstgespräch mit, dann schauen wir, was davon sich automatisieren lässt.

ablauf

Vom ersten Gespräch zur laufenden Lösung.

schritt 1

Erstgespräch

30 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erzählen, wo es hakt, ich höre zu.

kostenlos
schritt 2

Prozess-Check

Ich schaue mir Ihre Abläufe an, vor Ort oder remote. Danach bekommen Sie eine kurze Empfehlung mit Aufwand.

festpreis
schritt 3

Umsetzung

Ich baue die Lösung, binde sie ein und zeige Ihrem Team, wie sie funktioniert.

festpreis pro lösung
schritt 4

Betreuung

Optional: Ich halte alles am Laufen und passe es an, wenn sich etwas ändert.

monatlich
über mich

Hauke Vogt.

Mit elf Jahren habe ich angefangen, mit Computern zu arbeiten, und seitdem nicht mehr aufgehört. Später kam das Kommunikationsdesign dazu. Deshalb achte ich nicht nur darauf, dass etwas funktioniert, sondern auch darauf, dass Menschen es gern benutzen.

Ich komme aus einer Mittelstandsfamilie und arbeite seit Jahren mit mittelständischen Betrieben. Ich weiß, wie wenig Zeit im Alltag für IT-Projekte bleibt. Darum baue ich Lösungen, die klein anfangen und schnell helfen.

Für die Umsetzung nutze ich moderne, KI-gestützte Entwicklung. So werden auch kleine Lösungen schnell fertig und bleiben bezahlbar.

Hauke.

standort
Berlin
arbeitsweise
remote & vor Ort
hintergrund
IT & Kommunikationsdesign
für wen
Betriebe mit 5–100 Leuten
datenschutz

Ihre Daten bleiben im Haus.

Die meisten meiner Lösungen sind kleine interne Werkzeuge. Sie laufen bei Ihnen im Betrieb und sind nur für Ihr Team da.

Lokal statt Cloud

Die Tools laufen auf Ihren Rechnern oder Ihrem Server im Firmennetz. Sie sind nicht öffentlich im Internet erreichbar.

Nur Ihr Team hat Zugriff

Wer ein Tool nutzen darf, legen Sie fest. Kundendaten verlassen Ihren Betrieb nicht, wenn es nicht nötig ist.

Externe Dienste nur mit Ansage

Braucht eine Lösung doch einen externen Dienst, zum Beispiel für KI-Bildverbesserung, erfahren Sie vorher, welcher es ist und wo er seine Server hat. Wir regeln das mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Oft gibt es auch eine Variante, die komplett lokal läuft.

Alles dokumentiert

Sie bekommen eine kurze Beschreibung jeder Lösung: was sie macht, wo sie läuft und wer Zugriff hat. Nichts läuft, wovon Sie nichts wissen.

häufige fragen

Was Inhaber meistens wissen wollen.

Was kostet eine Lösung?

Nach dem Prozess-Check bekommen Sie einen Festpreis, bevor irgendetwas gebaut wird. Es gibt keine Stundenabrechnung ohne Ende und keine Überraschungen auf der Rechnung.

Wie lange dauert es, bis etwas läuft?

Kleine Lösungen sind meist in wenigen Tagen fertig. Größere Anbindungen dauern ein bis drei Wochen. Den Zeitplan kennen Sie vorher.

Brauchen wir IT-Kenntnisse?

Nein. Ich richte alles ein und zeige Ihrem Team, wie es funktioniert. Die Lösungen sind so gebaut, dass man sie ohne Handbuch benutzen kann.

Müssen wir neue Software kaufen?

Meistens nicht. Ich baue auf dem auf, was Sie schon haben, zum Beispiel Outlook, Excel, DATEV oder Ihrer Branchensoftware. Auch Programme ohne offizielle Schnittstelle lassen sich oft über Exporte oder Ordner anbinden.

Was passiert, wenn etwas nicht mehr läuft?

Sie rufen an, ich kümmere mich. Mit der Betreuung überwache ich die Lösungen und passe sie an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert, etwa ein Update Ihrer Software.

Wo liegen unsere Daten?

In der Regel bei Ihnen im Betrieb. Die Details stehen oben im Abschnitt Datenschutz. Wenn doch ein externer Dienst nötig ist, besprechen wir das vorher.

Arbeiten Sie nur in Berlin?

Ich sitze in Berlin und komme in Berlin und Umgebung gern vorbei. Vieles lässt sich aber auch remote lösen, deutschlandweit.

Setzen Sie KI ein?

Wo sie hilft, ja, zum Beispiel für die Verbesserung von Fotos. Außerdem entwickle ich KI-gestützt, deshalb sind auch kleine Lösungen schnell fertig. KI ist aber ein Werkzeug und kein Selbstzweck.

kontakt

Wo verliert Ihr Betrieb Zeit?

Rufen Sie einfach an oder schreiben Sie mir kurz, was Sie nervt. Wenn ich gerade nicht rangehe, rufe ich innerhalb eines Werktags zurück.

anrufen
0177 7634862
oder schreiben
hallo@prozessvogt.de
erstgespräch · 30 min · kostenlos · unverbindlich